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Plateforme unifiée pour les voyages et notes de frais, un impératif pour les départements Finance

Anne Mc Elroy-Arnaud | avril 2, 2019

Article par: Bertrand Blais, VP Produit, KDS

Vous évoluez dans le domaine de la Finance et vous souhaitez optimiser votre façon de travailler ? Selon une nouvelle étude1, un moyen simple existe : l’optimisation de votre process voyages et notes de frais.

Voilà une étude édifiante !

Saviez-vous que les voyages et notes de frais sont le deuxième poste des dépenses d’exploitation pour nombre de multinationales ? Ou encore que les dépenses consacrées aux voyages d’affaires devraient atteindre 1 700 milliards de dollars US en 20222 ?

Pour un grand nombre d’entreprises, c’est l’occasion de revoir leur process voyages et notes de frais.

Une mission qu’elles confient à leurs départements Finance (responsables à hauteur de 65 % des budgets voyages et notes de frais), en les invitant à considérer les voyages et notes de frais comme un atout stratégique plutôt qu’une simple tâche de réconciliation.

Tout comme pour de nombreuses autres priorités opérationnelles, les outils en ligne sont ici aussi des accélérateurs. La première vague de changement a fait la part belle à l’utilisation de systèmes mixtes, à savoir une solution dédiée à la réservation de voyages et une autre à la gestion des notes de frais. Aujourd’hui, il est évident que l’intégration de ces DEUX systèmes au sein d’une SEULE ET UNIQUE plateforme peut offrir des résultats épatants.

Dans la pratique, les entreprises sont aujourd’hui plus susceptibles d’utiliser des systèmes pour ces deux process qu’il y a cinq ans (soit une hausse de 29 points). Un écart encore plus prononcé (37 points de plus) pour l’utilisation de systèmes intégrés unifiant ces deux process au sein d’une seule et unique plateforme.

Avantage aux systèmes unifiés !

  1. MEILLEURE VISIBILITÉ: les entreprises interrogées dans le cadre de cette étude citent selon l’étude, une solution voyages et notes de frais intégrée offre deux avantages majeurs. Primo, une meilleure visibilité de l’écart entre dépenses estimées et dépenses réelles. Secundo, une meilleure planification financière et une budgétisation optimisée. Lorsqu’un département Finance est en mesure d’accéder à l’ensemble de ces informations sur un seul écran, il lui est beaucoup plus facile de les utiliser à bon escient. Un système intégré réunit coûts estimés des éléments non réservables tels que les repas et les transports terrestres, et coûts des éléments réservés au cours du process de réservation du voyage. Les décisionnaires sont ainsi à même d’accéder au coût du voyage et de le comparer aux dépenses réelles après traitement des notes de frais. C’est ce que les solutions voyages et notes de frais entièrement intégrées de nouvelle génération peuvent offrir. Et ce, sans oublier une transparence financière inégalée, des moyens de contrôle quantifiables et des économies.

 

  1. CONFORMITÉ FLUIDE: une conformité automatisée reposant sur la politique définie par l’entreprise est un grand pas en avant pour les départements Finance, et pour les collaborateurs. Suivi des reçus, respect d’un nombre croissant de lois et de réglementations… Elle élimine certains des risques les plus importants (amendes et atteinte à la réputation par exemple). En définissant des règles métier applicables à la fois à la réservation de leurs voyages et à la gestion de leurs notes de frais, les entreprises tirent parti de la technologie pour assurer le respect par les voyageurs de leur politique et des réglementations lors de leurs réservations et lors du remplissage leurs notes de frais.

 

  1. RESPECT SIMPLIFIÉ DES RÉGLEMENTATIONS FISCALES POUR LA RÉCUPÉRATION DE LA TVA: la gestion des voyages et des notes de frais au sein d’un système unique facilite le calcul des montants de TVA, en simplifiant le process, pour les voyageurs comme pour les comptables. En outre, elle protège l’entreprise contre tout risque de fraude et d’erreur. Grâce à une actualisation permanente des réglementations fiscales, un système intégré qui identifie le lieu où les dépenses sont engagées calcule automatiquement la TVA pour faciliter le process de récupération dans de multiples pays, selon leur complexité fiscale individuelle.

 

  1. EXPÉRIENCE UTILISATEUR OPTIMISÉE: pour les notes de frais, plus personne ne souhaite faire appel à un process fastidieux reposant sur des feuilles de calcul. Ni avoir un doute sur le respect de la politique de son entreprise et sur le remboursement ou non de ses frais. En particulier à une époque où les technologies en ligne fluidifient globalement les transactions dans tant d’aspects de nos vies. Une plateforme voyages et notes de frais intégrée dotée de fonctions de création automatisée des notes de frais et disponible sur tous les appareils accélère et simplifie la planification des voyages et la gestion des notes de frais sur poste fixe ou sur mobile. Elle permet aux entreprises d’adopter une approche progressive et bienveillante, pour des utilisateurs finaux satisfaits et motivés.

Visibilité intégrale, conformité aisée et expérience utilisateur exceptionnelle sont les fondements de KDS Neo Travel and Expense. Conçue par une équipe de développement unique, KDS Neo est une solution primée qui offre une expérience hors pair à ses utilisateurs, et j’entends par là tous ses utilisateurs, et pas seulement les voyageurs. Les innovations destinées aux équipes Finance/Comptabilité font partie de nos priorités.

L’approche intégrée de KDS Neo est également justifiée par les conclusions de l’étude que je viens de mentionner.

La grande majorité des entreprises interrogées (87 %) estiment ainsi que leur solution voyages et notes de frais actuelle permet à leurs départements Finance et Comptabilité de bénéficier d’une valeur tangible. Toutes sont également conscientes qu’elles pourraient encore davantage bénéficier des technologies à l’avenir. Je suis convaincu que la fonctionnalité de KDS Neo est parfaitement adaptée, car elle répond aux attentes des entreprises qui cherchent à améliorer leur workflow de traitement et de gestion des notes de frais.

Pour en savoir plus, demandez dès maintenant un exemplaire de l’étude et apprenez-en davantage sur la plateforme qui peut vous offrir une visibilité intégrale sur vos voyages et notes de frais, assortie d’une conformité simplifiée, d’économies accrues et d’une expérience utilisateur améliorée.

 

1Dépenses stratégiques : Une nouvelle vision des voyages et notes de frais pour le département Finance

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