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Petites étapes et grandes victoires vers des voyages sans heurt

Bertrand Blais | août 6, 2019

Retour sur les améliorations Neo du mois de juillet.

Rendons-nous à l’évidence : les voyageurs d’affaires veulent consacrer le moins de temps possible à la réservation de leurs voyages et au remplissage de leurs notes de frais. Leur souhait ? Mener à bien leur mission au quotidien sans avoir à décortiquer leurs reçus papier ou sans être frustrés lorsque leur outil de réservation en ligne (SBT) ne leur offre pas l’expérience dont ils ont l’habitude de bénéficier dans leur vie personnelle. Cette expérience peut être améliorée grâce à l’optimisation d’éléments qui semblent à première vue insignifiants, mais qui rendent en définitive l’ensemble bien plus appréciable. C’est ce que nous avons fait avec la toute dernière version de Neo.

Tout doit être aussi facile que possible, sans poser de problèmes au voyageur, du moment où il commence ses recherches de billets d’avion et de nuits d’hôtel jusqu’à l’instant où il envoie sa note de frais : sans tracas, sans perte de temps. Cela vaut également pour le back-office et le service informatique de son entreprise qui ont tout autant besoin de fluidité pour se consacrer à des projets plus importants, en s’affranchissant du traitement manuel des notes de frais ou de la gestion de projets fastidieux de mise en œuvre.

Offrir une expérience optimale aux utilisateurs est notre priorité et a toujours été notre principal objectif dans le développement de notre outil de gestion des voyages et notes de frais Neo. Créer la meilleure application en ligne de réservation de voyages et de gestion des notes de frais du marché se résume à offrir le même type d’expérience dont les voyageurs bénéficient lorsqu’ils réservent leurs vacances via Airbnb, Booking.com ou Kayak, tout en s’assurant que les impératifs de leur entreprise sont également respectés.

Dans cette optique, nous nous sommes attelés à améliorer les capacités back-end de Neo pour le rendre significativement plus rapide. Nous savons que la principale préoccupation des voyageurs d’affaires concernant les SBT est leur lenteur. Nous avons donc amélioré notre délai moyen de traitement de 20 %. Cette amélioration des performances devrait décourager les voyageurs de s’en remettre à des sites grand public et donc les inciter à réserver davantage de voyages conformes à la politique de leur entreprise.

Nous avons également accru la simplicité d’utilisation de Neo en proposant davantage de filtres et en réduisant le nombre d’étapes nécessaires pour réserver un voyage de frais ou remplir une note de frais. Les utilisateurs trouvent l’hôtel ou le vol dont ils ont besoin le plus rapidement possible et envoient leurs notes de frais pour remboursement, même lorsqu’ils sont en déplacement.

Piscine, parking, etc. : les utilisateurs peuvent dorénavant filtrer les caractéristiques des hôtels en fonction de leurs préférences. Ils ont également accès aux informations des compagnies aériennes relatives aux bagages, qui s’affichent à côté des résultats de recherche initiaux, sans avoir besoin de consulter les informations tarifaires ou encore un autre site Web pour savoir si des bagages sont inclus dans le tarif du billet.

La politique de réservation de l’entreprise s’affiche à présent à l’écran, sans que les voyageurs aient besoin d’intervenir. Si une option présentée n’est pas conforme à la politique, le badge de non-conformité qui s’affiche permet d’accéder aux détails de la politique spécifiques à ce type d’hôtel, de vol ou de train. Exemple pour un vol Paris-New York : le voyageur peut directement voir que son entreprise autorise la réservation en classe affaires pour les vols de plus de cinq heures.

Nous avons bien conscience qu’un nombre toujours plus important de voyageurs souhaitent utiliser leur appareil mobile pour la gestion de leurs voyages et notes de frais. Les chiffres le prouvent : l’application Neo Mobile a déjà permis d’enregistrer 20 % de notes de frais et de numériser 350 000 reçus depuis le lancement de notre nouvelle fonction OCR (reconnaissance optique des caractères) en avril dernier.

Il est tellement plus simple de gérer ses frais lorsque vous pouvez enregistrer des dépenses à mesure que vous les engagez, et remplir votre note de frais dès que votre voyage est terminé. Nous continuons à œuvrer pour une expérience utilisateur homogène sur tous les appareils : smartphones, tablettes, ordinateurs portables ou postes fixes. Grâce à notre toute dernière version, l’utilisation de notre application pour l’intégralité de la gestion des notes de frais est facilitée, de l’ajout de reçus numérisés à la demande de remboursement. La consultation de notes de frais envoyées est également plus simple avec un nouveau filtre qui permet de les rechercher en fonction de leur statut. Les utilisateurs ont par ailleurs accès aux montants autorisés par leurs responsables. Plus d’échanges gênants à leur retour au bureau !

Bien entendu, tandis que nous nous efforçons de créer la meilleure plateforme inspirée des outils grand public, nous gardons en toutes circonstances à l’esprit que nous évoluons dans le secteur du B2B, et qu’il est essentiel de trouver un équilibre entre impératifs de l’entreprise et attentes de l’utilisateur final. Les efforts que nous consacrons à analyser la façon dont Neo est utilisé pour en améliorer l’expérience ont démontré une augmentation de 15 points de pourcentage de la satisfaction des utilisateurs entre janvier et juillet 2019.

En parallèle, du côté administration et back-office, nous avons réduit les délais de configuration des catalogues de types de dépenses pour les nouveaux clients Neo Expense. Les projets de mise en œuvre sont ainsi écourtés, d’un à deux jours à moins d’une heure, pour un déploiement plus simple de Neo.

Nous souhaitons donner vie à des voyages d’affaires fluides de bout en bout, pour tous ceux qui prennent part au programme voyage d’une entreprise. Grâce à l’amélioration constante de petits morceaux du puzzle, les voyageurs n’auront plus, à leur retour, à passer un après-midi entier au bureau à trier des montagnes de reçus papier et les Travel Managers pourront profiter des avantages d’un programme voyage efficace.