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Le Total Cost of Ownership dans le voyage d’affaires

Sébastien Parent | mars 21, 2018

Nous le constatons tous aujourd’hui, la politique voyages ne saurait être dissociée de la politique générale de l’entreprise. A la fois liée à la stratégie, à la politique commerciale, relationnelle et de communication, à la gestion des ressources humaines et aux résultats financiers, elle ne saurait être ramenée à une simple variable d’ajustement annuelle destinée à améliorer la présentation des comptes.

La notion de TCO (Total Cost Ownership) ou cout total de possession prend donc ici tout son sens si nous considérons que le voyage d’affaires doit être considéré comme un investissement, aligné sur la stratégie globale de l’entreprise et non comme une simple variable d’ajustement.

Une solution de gestion de voyages adaptée peut aider à mieux appréhender ce pilotage budgétaire en rendant possible le calcul des estimations budgétaires du voyage à priori de la dépense.
Une telle solution offre la possibilité, en amont, d’obtenir un ordre de mission valorisé, c’est-à-dire le calcul du montant prévu des prestations réservables (train, avion, hôtel, location de voiture, taxi…) ainsi que de toutes les dépenses supplémentaires estimées ; ce calcul étant effectué avant la confirmation du déplacement, il permet de mieux appréhender le budget dans son entièreté.
Avec KDS Neo, vous bénéficiez du hub de connectivité le plus riche du marché, vous permettant également d’accéder à de très nombreux fournisseurs et d’effectuer vos benchmarks en fonction de vos propres contraintes. La solution KDS Neo permet donc de passer d’un mode « shopping » où les collaborateurs étaient contraints d’effectuer leurs réservations segments par segments, et ce sans réel intelligence, à un mode « service » où la solution construit la mission en fonction des contraintes de déplacements (date, lieu, adresse, heure…) et de votre politique de voyages, dans une logique de TCO.

In fine, cette notion de Coût Total à la Mission, nativement intégrée à la solution KDS Neo, permet des gains importants pour l’entreprise, puisque le Manager peut ainsi décider d’autoriser ou non le principe de la mission ou d’envisager une alternative au déplacement (vidéoconférence…).
C’est aussi un gain de temps très appréciable pour le collaborateur car sa note de frais sera automatiquement créée en fonction des éléments précalculés et devant lui être remboursés.

Au-delà d’un traitement simplifié et automatisé pour le collaborateur, la solution KDS Neo offre également la possibilité de pouvoir réconcilier l’ensemble des dépenses engagées avec les factures émises par vos fournisseurs. Ce module de « Billing » va ainsi permettre de systématiser le rapprochement entre la commande et la facture, d’automatiser l’analyse d’écart, mais surtout de pouvoir établir le coût réel d’une mission, afin de mieux piloter l’ensemble de vos dépenses.

Le contrôle des coûts directs reste une priorité mais il est désormais nécessaire d’avoir une approche en coût global pour mesurer la performance attendue et démontrer la réelle valeur ajoutée et la contribution de la politique voyages à la profitabilité de l’entreprise. Rappelons qu’un euro gagné sur le budget voyages représente une amélioration d’un euro sur la marge nette.