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Le papier, le grand débat

Isabel Holdaway | juin 7, 2017

Nous accédons chaque jour à des informations au format digital. Le débat autour des reçus papier et numériques utilisés pour la justification des dépenses professionnelles se poursuit cependant. Kesaco ? En réalité, certains pays n’acceptent pas les reçus numériques comme valeur probante de la dépense. Les utilisateurs doivent donc continuer à joindre les originaux afin d’être conforme avec la législation en vigueur.

Nous observons toutefois des avancées en la matière ! Des pays européens tels que la Belgique ou l’Espagne autorisent déjà une dématérialisation des justificatifs si et seulement si ces derniers sont certifiés !

Les choses avancent ! En France, un nouveau référentiel légal et règlementaire a été voté fin 2016 début 2017. Ce nouveau référentiel légal et réglementaire apporte plus de flexibilité et nous proposons d’ores et déjà pour certains de nos clients de pouvoir bénéficier de ce nouveau cadre législatif.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Le procédé s’appuie sur une signature électronique du PDF et l’apposition d’un sceau par KDS pour le compte du client. Ce procédé doit être soumis à validation par le client auprès des autorité fiscales compétentes.

En matière de dépenses à l’international, la voie à emprunter par les entreprises n’est ainsi pas toujours claire à 100 %. En bref, si vous souhaitez honorer vos obligations, si vous voyagez dans le monde et souhaitez récupérer la TVA, dans de nombreux cas, vous devrez encore utiliser le papier. Il y a deux ans seulement, GBTA signalait que l’utilisation de reçus papier restait la méthode d’envoi la plus populaire pour les notes de frais, avec un record en Europe où 81 % des reçus étaient au format papier. Nous avons toutefois beaucoup progressé depuis lors. Nous assurer que nous sommes bien positionnés pour nous conformer aux nouvelles réglementations au sein des régions dans lesquelles nous sommes implantés est stratégique. La clé de la réussite en la matière résidera dans le choix d’un partenaire technologique innovant et avant-gardiste, offrant des fonctionnalités intégrées vous permettant de vous adapter à l’évolution des besoins de votre entreprise.

Soyons honnêtes, si le changement ne touche pas encore vos unités opérationnelles mondiales, il le fera très prochainement. Les processus papier fastidieux n’offrent pas qu’une expérience utilisateur de qualité inférieure (une expérience inexistante au sein de notre vie privée), ils sont également onéreux lorsque l’on considère des décennies de stockage papier, ainsi que le temps et les efforts supplémentaires associés à la gestion manuelle des documents papier. La réduction de l’utilisation du papier est également associée à d’autres avantages environnementaux, mais un autre blog y est consacré !

Quelle approche les entreprises adoptent-elles face au défi du papier pour ainsi prendre part à la révolution digitale ? De mon point de vue, selon les standards actuels, offrir une expérience digitale est indispensable et la seule façon de répondre aux impératifs gouvernementaux ou organisationnels consiste à utiliser un reçu PDF légalement valable, signé, tamponné et certifié pour le soumettre aux autorités fiscales. Un fichier PDF signé par voie numérique peut avoir un impact financier positif sur le coût de stockage des reçus, améliorer l’expérience utilisateur et réduire le temps que consacre le back-office à la gestion des documents papier, tout en restant conforme.