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La transformation digitale des entreprises passe aussi par la gestion des voyages d’affaires et des notes de frais

Marie Ligier | janvier 30, 2019

Par Romain Fory, Account Manager chez KDS

 Goodbye Bureaucratie

Comme dans de nombreux secteurs, l’évolution des technologies a changé les habitudes des utilisateurs et, de fait, a révolutionné le marché du voyage d’affaires. Les entreprises, en plus de devoir appliquer une politique voyage, contrôler les coûts et s’assurer de la sécurité de leurs voyageurs, sont challengées par leurs collaborateurs en recherche de solutions simples à utiliser et rapides. Ils s’attendent à avoir les mêmes que celles qu’ils utilisent le soir dans leur vie privée. Plus question de passer une heure à trouver le Paris/Londres qui est à la fois conforme à la politique de l’entreprise et à l‘heure pour la réunion, ou galérer des heures à éplucher des reçus pour faire une note de frais et être remboursé des mois après. Les entreprises n’ont plus le choix, elles doivent se débarrasser des lourdeurs de la bureaucratie et faire passer leur gestion des voyages et des notes de frais à l’ère digitale.

KDS, conscient de ce double challenge, satisfait les utilisateurs tout en permettant aux entreprises d’atteindre leurs objectifs, propose des solutions simples, rapides, vouées à jouer un rôle majeur dans les projets de transformation des entreprises.

Car la digitalisation du voyage d’affaires et de la gestion des notes de frais offre en effet plus de simplicité, de cohérence et de rapidité aux utilisateurs. Alors que sur des outils classiques, la réservation limitée aux transports et à l’hôtel ne fait pas de lien avec les frais générés lors de la mission. Dans KDS nous pouvons réserver tout ou partie de son déplacement (taxi, hébergement, transports, shuttle, bagages supplémentaires, siège payant …) et gérer de manière intégrée ses notes de frais via web ou mobile depuis une seule et même plateforme, le tout dans une ergonomie aux standards des sites grand publics les plus plébiscités. Les entreprises, elles, fluidifient leurs process, automatisent certaines tâches et gagnent en visibilité et en contrôle sur les coûts réels des déplacements et peuvent ainsi mettre en place un meilleur pilotage des missions et des contrats.

Pour gagner en efficacité et répondre rapidement à des situations complexes… il n’y a que la technologie

Gagner du temps sur le temps est devenu un véritable enjeu pour les directions générales et le déploiement de plateformes de gestion des déplacements professionnels et des notes frais adaptables, évolutives et ergonomiques est désormais une voie incontournable. Et toutes les entreprises opèrent une stratégie en la matière.

TechnipFMC, société d’ingénierie française, a longtemps géré les voyages d’affaires de ses collaborateurs – en moyenne 20.000 à 25.000 déplacements par an – via un outil développé en interne requérant de nombreux processus manuels. Ses projets internationaux mobilisant des intervenants hétérogènes en fonction des phases d’avancement (pré-étude, développement, construction, transport jusqu’au champ d’exploitation, installation sur site), TechnipFMC avait, comme beaucoup de sociétés, besoin de simplicité, de réactivité et de contrôle.

« Il est essentiel que nous soyons réactifs. Pour cela, nous devons disposer d’outils de réservations de voyages qui s’adaptent parfaitement aux contraintes très spécifiques de notre activité. » souligne Claude Lelièvre Region Travel Management Development EMIA de TechnipFMC. « Pour pallier à un taux de modification important, à une faible anticipation et pour répondre aux attentes des assistantes de projet, souvent en charge des déplacements, nous avons opté pour un outil complet, souple, agile et doté d’une excellente ergonomie.» Les réservations des voyages d’affaires se font bien plus rapidement et l’entreprise a nettement réduit le cycle de remboursement des notes de frais.

En plus de raisons opérationnelles, les entreprises doivent mettre en œuvre une transformation digitale pour des raisons stratégiques. La transformation et le choix des outils agissent sur l’image et la culture de l’entreprise. Les outils et process internes doivent être un reflet de la vision, de la stratégie et des modes opératoires employés avec clients externes et fournisseurs.

KDS, grâce à un investissement important dans la R&D, est en mesure de continuellement innover, anticiper évolutions technologiques et réglementaires et ainsi accompagner ses clients dans l’atteinte de leurs objectifs. En tant qu’account manager et avec la mise en place de KDS Neo, j’ai le plaisir d’en être le premier témoin auprès de mes clients, notamment chez TechnipFMC.

Si vous souhaitez en savoir plus, je vous invite à me contacter et à lire l’étude de cas de TechnipFMC: https://www.kds.fr/etudes_cas/technipfmc-visibilite-flexibilite-et-securite-des-voyages-daffaires/