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La donnée embarque à bord du voyage d’affaires

Marie Ligier | février 25, 2019

Cet article a été rédigé par José Luis Sanchez, consultant pre-sales chez KDS, et publié dans le journal du net le 15 janvier 2019.  

L’avènement des nouvelles technologies et, plus particulièrement, du digital a fondamentalement modifié les pratiques de réservation et de paiement du voyage d’affaires. Et, au cœur de ces processus, la donnée apparaît comme le nouveau graal. Grâce à elle, l’entreprise va être en mesure de toujours savoir où se trouvent ses collaborateurs dans le monde. L’objectif est ainsi de mieux les protéger en cas de risques avérés (terrorisme, catastrophes naturelles, maladies endémiques…). Mais ces précieuses data voyageurs sont également très alléchantes pour les pirates informatiques et se retrouvent au cœur d’affaires d’espionnage industriel. Dans ce contexte, l’avenir appartient donc à ceux qui sauront profiter de la puissance des données, tout en garantissant leur intégrité et leur sécurité.

Ces « chères » données tant convoitées

La collecte et l’analyse de données sont désormais des nécessités pour toute entreprise dont les collaborateurs se déplacent à l’étranger. La consolidation de ces informations va à la fois permettre l’optimisation du pilotage des dépenses des voyageurs et un meilleur suivi de leurs déplacements.

Toutefois, la multiplication des cyber-attaques de grande ampleur, qui ont été très médiatisées ces derniers mois, doit amener les entreprises à s’interroger sur les garanties offertes par leurs plates-formes de réservation en matière de sécurité des informations sensibles qu’elles véhiculent : adresse personnelle, coordonnées bancaires, numéro de mobile, date de naissance… Des données particulièrement attractives pour d’éventuels hackers, mais aussi pour des concurrents mal intentionnés. En effet, savoir qu’un haut responsable d’une entreprise se rend à l’étranger dans un lieu précis peut être un indicateur éclairant sur une stratégie commerciale, par exemple.

En plus de s’assurer que son outil de réservation de voyages d’affaires répond aux normes les plus exigeantes en matière de sécurité et de certifications, l’entreprise va également devoir vérifier sa mise en conformité avec les réglementations en vigueur. Des obligations légales, qui se sont encore renforcées avec la mise en application du Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD) le 24 mai dernier.

Ainsi, il va lui falloir vérifier que l’ensemble des opérateurs intervenant dans la gestion de ses voyages d’affaires bénéficie non seulement d’une expertise pointue, mais garantit également une sécurisation totale des données dont ils sont les dépositaires. Une nécessité, afin que l’entreprise ne se retrouve pas prise en défaut. Car, si une fuite des données personnelles d’un salarié était avérée, il faudra lui prouver sa bonne foi, en apportant la démonstration que toutes les vérifications ont bien été faites en amont.

Intégrer le risque à la politique voyage : une priorité pour les entreprises

Si la sécurité des données est le préalable à leur exploitation, la sûreté des personnes arrive également en tête des critères de définition de la politique voyage des entreprises. L’insécurité dans de nombreuses régions du monde et l’imprévisibilité des risques terroristes, environnementaux ou sanitaires ont largement contribué à cette prise de conscience. Ainsi, les entreprises adoptent majoritairement des principes de précaution et des méthodes d’action pensés pour garantir la sécurité de leurs voyageurs.

C’est d’autant plus nécessaire que la responsabilité pénale du dirigeant est engagée, dès lors que l’un de ses salariés est en mission à l’étranger, et ce, quelle que soit la durée de son séjour. Pour cela, il faut que l’entreprise trouve le moyen de suivre ses collaborateurs au plus près dans leurs déplacements.

La première chose à faire est donc de consolider les données voyageurs (hôtels, vols, taxis…), en imposant une plate-forme de réservation unique, qui va permettre de recouper l’ensemble des informations. À tout moment, l’entreprise pourra ainsi connaître avec précision l’endroit où se trouve un collaborateur à un instant T et accéder à ses coordonnées pour le contacter dans les meilleurs délais en cas de besoin. La plate-forme de réservation peut également être couplée avec les logiciels de sociétés d’assistance et/ou de rapatriement pour proposer rapidement un vol de retour, un hôtel de substitution, une assistance médicale d’urgence…

Autre intérêt d’un tel outil : mettre en place un process spécifique de validation pour certaines réservations, permettant d’obtenir l’autorisation d’un supérieur hiérarchique pour valider le voyage ou la destination, mais aussi de prévenir ses collègues d’un déplacement. Pour chaque destination, le Travel Manager pourra intégrer des informations sensibles ou complémentaires, telles que les vaccins à prévoir, la situation géopolitique du pays cible, ses habitudes culturelles ou gastronomiques, les événements clés qui se déroulent sur place au moment du séjour…

En récupérant sur une seule plate-forme l’ensemble des données voyageurs et en les sécurisant, l’entreprise est ainsi en mesure de répondre à ses obligations pénales, tout en se tenant prête à porter assistance à ses collaborateurs, à tout moment.