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Jusqu’où iront les technologies de gestion des notes de frais en 2019 ?

Charlotte Laffargue | février 25, 2019

Par Roxana Bressy, CEO de KDS

 À 35 000 pieds d’altitude, les conditions semblent favorables…

En 2018, les technologies de gestion des notes de frais ont atteint leur apogée et ce secteur dynamique devrait poursuivre sa croissance. Jeunes pousses innovantes ou acteurs de niche, nombreux sont les nouveaux venus à avoir intégré le marché. De leur côté, pour gagner des parts de marché, les acteurs déjà installés ont intensifié leur croissance à grand renfort de fusions et d’acquisitions. Une effervescence qui révèle un constat : les prestataires technologiques sont prêts à aider les entreprises qui souhaitent mieux maîtriser et gérer les dépenses liées aux déplacements professionnels.

La gestion digitalisée des notes de frais offre une réelle valeur ajoutée aux collaborateurs, à la direction et à l’ensemble de l’entreprise. Les technologies permettent d’automatiser les rapprochements, validations et remboursements, en garantissant visibilité et maîtrise des coûts. Des avantages considérables, ces coûts représentant en moyenne 8 à 12% du budget total des entreprises. Plusieurs études établissent que quand les processus liés aux dépenses sont automatisés, les acteurs concernés en tirent profit[1]. Selon nos estimations, les gains de productivité annuels des entreprises du mid-market EMEA s’élèveraient, à eux seuls, à plus de 150 Mrd € !

Avoir le choix est essentiel pour les entreprises qui cherchent à investir dans ces technologies. Face à l’intensification de la concurrence et soucieux de passer à la vitesse supérieure, les prestataires entendent miser sur une technologie qui s’inscrit au-delà d’une simple gestion des dépenses post-achat. Ils veulent faciliter l’intégration des notes de frais au moment précis de l’achat, le traitement des paiements et permettre aux voyageurs, travel managers et équipes financières d’optimiser leurs prises de décisions.

 La perspective du voyageur, vu d’en bas…

Les notes de frais liées aux déplacements professionnels sont un mal nécessaire qu’il faut aborder avec précaution. Il s’agit de concilier les attentes du voyageur et les objectifs de l’entreprise. Du jeune diplômé réclamant le remboursement de ses frais kilométriques, au manager qui délègue la gestion de ses frais à son assistante, tous les collaborateurs sont concernés. Replacer l’utilisateur au cœur de ce processus et faire un tour d’horizon des technologies proposées s’avèrent donc indispensable. Pour faciliter cette approche et améliorer l’expérience utilisateurs, il faut prendre en compte les évolutions suivantes :

  • La mobilité dégagera toujours plus de valeur ajoutée. En 2019, les systèmes définis pour le mobile simplifieront le déploiement de fonctionnalités complexes au profit des utilisateurs. Les tâches réalisées jadis sur un ordinateur ou un portable, seront beaucoup accessibles plus rapidement sur mobile.
  • Bientôt des notes de frais « sans contact ». Après la dématérialisation, on pourra bientôt déterminer automatiquement la nature des frais engagés, le motif, la date, le prestataire. Leur comptabilisation, qui gagne en intelligence et rapidité, annonce la fin des notes de frais. Est-ce que 2019 sera l’ère de l’automatisation totale ? Pas encore mais les investissements réalisés dans le machine learning, la géolocalisation, et les récentes avancées dans la reconnaissance optique des caractères (OCR), font de cet objectif une réalité.
  • La sécurité n’est pas uniquement un problème pour les entreprises. Avertis des récentes fuites de données, consommateurs et salariés sont davantage sensibilisés à la sécurité de leurs profils numériques. Il faudra pouvoir retracer le cheminement des données d’un voyageur. Un partenaire technologique détenant toutes les certifications et disposant d’une plate-forme technologique fiable et robuste en matière de sécurité des données est indispensable.
  • Les salariés dépenseront plus souvent, pour des montants moindres. Les tendances indiquent que les transactions plus fréquentes pour des montants plus faibles vont se multiplier. Un phénomène, lié au développement du paiement sans contact et à l’optimisation des flux de trésorerie. Cela aura des répercussions sur le montant et la fréquence des demandes de remboursement de frais. Plus le processus de gestion des notes de frais gagnera en intelligence, plus les salariés consommeront en situation de mobilité, lors de leurs déplacements. La trésorerie s’en trouvera optimisée, tant pour le collaborateur que pour l’entreprise.

L’année 2019 va voir émerger de nombreuses évolutions en matière de gestion des notes de frais du côté des prestataires technologiques. Bien gérés, ces changements auront de nombreux avantages pour les salariés, comptables, DAF et les résultats de l’entreprise.

[1] Technavio : Global Travel & Expense Software market 2019-2023 (https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=US43267018; https://www.levvel.io/resources/report/2017-travel-and-expense-management-report)