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Jungheinrich et gestion des voyages

Charlotte Laffargue | octobre 8, 2018

Adieu au tube de colle !

Le spécialiste de la logistique basé à Hambourg acte son passage à la gestion automatisée de ses voyages d’affaires, en se familiarisant ainsi avec deux concepts : le « bout-en-bout » et le « porte-à-porte ».

par Oliver Graue16.05.2018, 10h54 . Cet article est issu du site BizTravel. Accédez à l’article en version originale en cliquant ici

En matière de transformation digitale, l’industrie du voyage d’affaires a historiquement fait preuve d’audace en utilisant des logiciels en ligne avant même que les voyageurs d’affaires ne s’initient à des réservations par Internet. Depuis, les entreprises aspirent à bien davantage. Leurs maîtres-mots ? Le « bout-en-bout » et le « porte-à-porte ». Ces termes traduisent ainsi une digitalisation intégrale du processus de gestion des voyages, de l’autorisation à la facturation, ainsi qu’une réservation fluide des déplacements professionnels, de l’entreprise jusqu’au lieu de destination.

Fabricante de chariots élévateurs et spécialiste de la logistique, l’entreprise Jungheinrich fait partie de ceux qui ont déjà sauté le pas. « Il y a quelques années, le tube de colle était encore le principal outil que nous utilisions pour nos notes de frais », déclarait Nils Neuenhüsges, responsable des achats indirects au sein de l’entreprise hambourgeoise, à l’occasion du Forum ITB-Business Travel de Berlin. « Depuis, nos collaborateurs photographient leurs reçus à l’aide d’une application, et ce même lorsqu’ils sont en déplacement. »

Une application dédiée à la numérisation des reçus

Sur les 17 000 collaborateurs qu’emploie Jungheinrich, plus de 3 000 réalisent régulièrement des voyages d’affaires pour le compte de l’entreprise. Les dépenses voyages représentent ainsi près de 10 millions d’euros par an, l’entreprise disposant de succursales dans 40 pays. « Auparavant, il n’existait aucune interaction entre les différents aspects de la gestion de nos voyages », commente Nils Neuenhüsges. « Chaque logiciel devait être utilisé indépendamment des autres. » De plus, près d’un tiers des échanges internes concernait des notes de frais.

Entretemps, la situation a fondamentalement évolué : les reçus numérisés sont automatiquement rattachés au voyage réservé. Il n’est désormais plus nécessaire de saisir les données deux fois. Dès l’étape de réservation, le collaborateur a tout simplement besoin d’indiquer les lieux de départ et d’arrivée du voyage qu’il prévoit d’effectuer. Le système – KDS Neo – recherche alors automatiquement les moyens de transport les plus pertinents, sur l’ensemble du trajet de porte-à-porte, tout en synchronisant automatiquement les dépenses réalisées avec les cartes bancaires professionnelles.

Réservation des transports automatisée

Selon Nils Neuenhüsges, cette solution offre des avantages tant pour le collaborateur que pour l’entreprise : le collaborateur n’est ainsi plus contraint de gérer l’ensemble de ses reçus papier après son déplacement et l’entreprise réalise des économies sur les frais de déplacement, car l’automatisation des reservations de transports permet un meilleur respect de la politique voyage. Les éventuelles compagnies aériennes préférées du collaborateur peuvent, par exemple, ne plus être affichées lorsqu’elles ne sont pas adaptées au déplacement prévu.

Attention toutefois, une dématérialisation intégrale, telle que celle qu’a entreprise Jungheinrich, n’est pas chose aisée. Cette société hambourgeoise l’a par ailleurs appris à ses dépens : le projet aura finalement nécessité deux fois plus de temps que prévu. La conduite du changement s’est ainsi révélée bien plus complexe qu’initialement anticipée.

« Pour que les collaborateurs adoptent ce nouveau système, ils doivent être conscients de la valeur qu’il offre », indique Nils Neuenhüsges. Plusieurs moyens existent en la matière. Jungheinrich a notamment mis à disposition une vidéo explicative, proposé des formations et apporté son aide lors des premières réservations. « Pour le voyageur, numériser lui-même son reçu représente au premier abord un surplus de travail », explique le responsable des achats. « Ce sont des obstacles que seule une bonne conduite du changement peut permettre de lever. »

Des ressources humaines suffisantes

Autre élément essentiel, disposer de « ressources humaines en conséquence », comme le conseille Nils Neuenhüsges. Chez Jungheinrich, pas moins de dix personnes étaient chargées de cette thématique dans l’équipe projet : outre des Travel Managers, l’équipe comptait des représentants du service achats, du service des RH, du service informatique et de l’éditeur de la solution. L’ensemble du processus a été divisé en plusieurs sous-projets, « et nous avons, dans un premier temps, procédé à une analyse complète et minutieuse des logiciels disponibles aux fournisseurs, en passant par les agences de voyages. » Les concepteurs ont même fait participer le comité d’entreprise ! La solution a ensuite été déployée il y a un an et demi environ, sous le nom de JU Travel, après réalisation de phases pilotes auprès d’un éventail d’utilisateurs élargi.

Le fait qu’un certain nombre de reçus doivent encore être vérifiés manuellement ne résulte pas d’erreurs de traitement, mais plutôt de complexités liées au droit fiscal et d’erreurs humaines se produisant lors de la création des notes de frais. « Il existe toujours un risque que des reçus électroniques soient incorrects », prévient Nils Neuenhüsges, qui ajoute : « Le droit fiscal allemand est vraiment très complexe. » Lorsqu’il est question de changement, il est essentiel de prendre en compte quantité d’éléments.

Jungheinrich pense déjà à ses prochains objectifs de digitalisation en ce qui concerne la gestion de ses voyages. À l’ordre du jour : l’application au niveau mondial de la politique choisie (« d’une manière toutefois adaptée à chaque pays ») et le calcul automatique des remboursements.

Jungheinrich en bref

Le chariot élévateur reste le produit phare de l’entreprise Jungheinrich, basée à Hambourg, même si elle propose aujourd’hui plus largement des solutions dédiées à l’ensemble des processus au sein des entrepôts. Créée en 1953 à Hambourg, l’entreprise Jungheinrich réalise aujourd’hui un chiffre d’affaires de 3,4 milliards d’euros et compte 16 000 collaborateurs.

Nils Neuenhüsges est responsable des achats indirects d’équipements chez Jungheinrich et, par extension, des achats de voyages. Près de 3 000 collaborateurs de l’entreprise réalisent des voyages d’affaires, pour un coût total annuel de 10 millions d’euros. La société collabore ainsi avec son agence de voyages partenaire, American Express GBT, et utilise la solution logicielle de KDS Neo.