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Fraude aux frais professionnels : sept exemples édifiants accompagnés des réponses apportées par Neo

Neil Parkes | septembre 9, 2019

Les abus concernant les notes de frais étaient auparavant un véritable travail d’artiste, des actes frauduleux qui représentaient toutefois de considérables coûts cachés pour les employeurs.

Un constat d’autant plus accablant à l’époque où reçus papier et traitement manuel étaient les maîtres mots. Heureusement, les outils automatisés facilitent aujourd’hui la détection des erreurs, parfois honnêtes, commises par les employés dans leurs notes de frais.

Voici quelques exemples des types de fraude ou d’exagération les plus répandus et la façon dont Neo peut les éliminer ou les réduire :

1 – Frais kilométriques

L’exagération du montant des frais kilométriques par les employés qui utilisent leur véhicule personnel est un problème de longue date. Qui plus est lorsqu’aucun reçu directement associé au voyage n’est exigé. Ajouter quelques kilomètres ici et là peut sembler sans conséquence du point de vue de l’employé. Les coûts pour son entreprise s’accumulent pourtant rapidement, car il est extrêmement difficile d’identifier et d’éviter ce type de comportement dans le cadre d’une saisie manuelle des données.

La solution de Neo : un outil de calcul automatisé des frais kilométriques qui s’appuie sur une adresse ou un code postal, via Google Maps, estime avec précision les kilomètres entre deux points géographiques. Les avantages vont dans les deux sens puisque les employés sont également certains que leur note de frais est correcte grâce à une représentation visuelle du voyage. Si l’employé doit changer d’itinéraire (en raison d’une déviation ou d’un voyage multi-destinations), Neo lui permet d’inclure facilement plusieurs étapes au sein d’un même voyage.

2 – Doublons

Inclure involontairement deux fois le même reçu dans une note de frais est une erreur qui peut facilement se produire avec l’utilisation de processus manuels, car il n’est pas facile, pour l’employé, de savoir s’il a déjà déclaré la dépense en question. Même s’il utilise des outils qui lui permettent de numériser ses reçus à l’aide de son téléphone, un voyageur n’est pas à l’abri d’un doublon. Il peut par exemple renvoyer son reçu pour remboursement une deuxième fois quelques semaines plus tard. Peut-être s’agira-t-il d’une tentative de fraude… Dans les deux cas, le problème est le même.

La solution de Neo : grâce à un affichage sous forme de calendrier, Neo donne les moyens aux voyageurs de vérifier facilement s’ils ont déjà déclaré leurs dépenses. Neo peut également informer les équipes d’audit financier des doublons qu’il identifie en analysant les dépenses effectuées pour le même type de dépenses le même jour. Plus besoin ainsi de vérifier manuellement les dépenses à la recherche de doublons.

3 – Dépassement de plafond

La plupart des cartes professionnelles s’accompagnent d’un plafond par transaction, voire de restrictions concernant le type de fournisseur. Mais les voyageurs les plus habiles peuvent outrepasser ces limites en fractionnant une transaction réalisée auprès d’un même fournisseur en plusieurs paiements.

La solution de Neo : le système compare les transactions pour identifier les reçus émis à la même date et par le même fournisseur. Il analyse également les transactions fréquentes de faible montant et en informe les équipes d’audit financier pour une analyse plus approfondie.

4 – Même dépense déclarée par deux employés différents

Lors de la déclaration de frais de bouche concernant plusieurs employés ou invités, il se peut qu’un employé règle la totalité de la note avec sa carte professionnelle et que l’un de ses collègues inclue cette même note dans l’une de ses notes de frais. Pour un événement de grande envergure, il est difficile de s’en remettre uniquement aux plafonds de dépense par personne.

La solution de Neo : pour un repas réunissant plusieurs personnes, l’employé doit indiquer l’ensemble des noms de ses collègues et invités externes sur sa note de frais. Neo analyse ensuite si les dépenses sont conformes aux plafonds de dépense définis par personne. Si un collègue tente de déclarer le même repas, Neo le détecte et indique que ces frais sont susceptibles d’être frauduleux.

5 – Doubles déclarations

De nombreux pays européens proposant plusieurs types d’indemnités de déplacement et de per diem, il est possible de déclarer deux fois la même dépense en la classant dans différentes catégories. Exemple : un employé peut déclarer des frais kilométriques pour un voyage tout en envoyant parallèlement son reçu de carburant pour remboursement. Ou encore, un voyageur qui reçoit automatiquement un per diem peut soumettre une note de frais distincte pour des éléments déjà couverts par le per diem, tels qu’une note de restaurant.

La solution de Neo : pour identifier les doubles déclarations, le système examine le type de dépense et indique au responsable et à l’équipe d’audit qu’elle n’est pas conforme. Il affiche également toutes les données concernant les per diem applicables.

6 – Falsification du taux de change

Les fraudeurs les plus chevronnés peuvent falsifier le taux de change en modifiant les décimales du taux de transaction. Tandis que cela peut sembler anodin, si un voyageur est en mesure de déclarer 50 € de plus par voyage, les coûts s’envolent rapidement.

La solution de Neo : chaque jour, Neo analyse automatiquement les taux de change. Il définit ensuite des seuils pour éviter que les voyageurs gonflent le montant de leurs notes de frais.

7 – Exploitation des failles de deux systèmes voyages et notes de frais distincts

L’utilisation de deux systèmes voyages et notes de frais distincts est un facteur de risque. Par exemple, des voyageurs peuvent réserver une chambre d’hôtel conforme à la politique configurée au sein du système voyage. Puis ajouter des extras, tels qu’un petit-déjeuner ou un surclassement lors de leur arrivée, qui leur seront remboursés via le système notes de frais. La somme de ces coûts dépasse en réalité les plafonds autorisés, mais l’utilisation de deux systèmes indépendants ne permet toutefois pas de détecter cette supercherie.

La solution de Neo : la plateforme Neo unifiée dédiée aux voyages et notes de frais répond à cette problématique. Elle estime le coût total du voyage en tenant compte du montant de la réservation et de toutes les dépenses associées pour fournir une vue unique sur le coût réel du déplacement. Si les dépenses d’un voyageur dépassent les plafonds définis, qu’il s’agisse de son voyage ou de ses frais, le système les identifie comme étant hors budget.

La lutte contre la fraude est un défi permanent, mais des solutions voyages et notes de frais intégrées et automatisées peuvent réduire ou éliminer de nombreux moyens détournés, tout en permettant aux voyageurs d’éviter d’éventuelles erreurs involontaires.

L’erreur est humaine, mais la technologie peut aider les entreprises et leurs employés à ne plus commettre d’impairs.