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Du management en silo au management de projet : la transformation numérique fait évoluer le rôle des Travel Manager

Julie Claeys | février 5, 2019

Nous avons été ravis d’accueillir, dans nos locaux, l’Atelier des Connaissances organisé en collaboration avec l’AFTM. Au cours de cet échange co-animé par Paulo Catalão, Directeur Account Management S.E. de KDS, et Claude Lelièvre, Region Travel Management Development / EMIA de TechnipFMC  et Vice-Président de l’AFTM, nous avons pu constater à quel point le secteur du travel & expense (T&E) a évolué en deux décennies.

Avant les années 90, les réservations de voyages étaient gérées par une ou plusieurs agences de voyage et les notes de frais afférentes par la finance ou la comptabilité (via de simples tableurs). « A cette époque, moins de 30% des entreprises avaient une politique de voyage » a souligné Claude Lelièvre.

L’émergence des ERP, dans les années 2000, a donné « un coup de jeune » à la gestion des notes de frais mais a également contribué à maintenir la séparation entre ces deux mondes : Travel d’un côté et expense de l’autre.

Toutefois, devenu un sujet stratégique pour nombre d’entreprises le T&E a peu à peu été confié à des Travel Manager (profession initialement dédiée à gérer la thématique voyage). Ils ont entamé des tentatives de regroupement des deux activités pour aboutir dix ans plus tard à une gestion unifiée du travel & expense.

Interlocuteur privilégié de différents services (IT, RH, Finance, Achats, …), le Travel Manager a fait l’objet d’untransfert de compétences et vu ses fonctions évoluer vers le Travel & Expense Manager. Porté par la gestion unifiée du T&E, il a pu passer d’un fonctionnement en silo à un management en mode projet. Devenu un véritable chef d’orchestre, il anime désormais les discussions entre les différents services de l’entreprise et doit dialoguer, coopérer et opérer de façon à toujours impliquer l’ensemble des acteurs

Cependant, encore souvent rattaché aux départements achats, RH ou IT, le T&E Manager doit pouvoir garder une certaine indépendance afin de répondre au mieux aux exigences des voyageurs. « Aujourd’hui les salariés attendent un service et plus, une commodité. » a ajouté Claude Lelièvre.

On se dirige même vers une nouvelle approche du métier avec l’émergence de Gouvernance T&E Manager à la fois garant de l’homogénéité, de la conformité des processus mais également de la cohérence des politiques T&E.

L’atelier sur le rôle des Travel Manager s’est terminé par une démonstration de la solution KDS T&E par José Luis Sanchez, Presales Manager KDS afin de montrer la puissance de l’intégration du travel et expense dans une seule plateforme et la facilité d’utilisation de la solution.