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Dépenses voyages, notes de frais : les départements finance font le point

Neil Parkes | février 14, 2019

Pensez à tout l’argent que votre entreprise dépense pour fonctionner. Quelle part de ces dépenses est un « coût de fonctionnement » et quelle part est un investissement, un moyen d’accroître la valeur de l’entreprise ? Si vous êtes directeur financier, c’est un peu votre quotidien : vous que l’argent engagé contribue à la croissance de l’entreprise.

Les voyages et notes de frais sont généralement considérés comme le deuxième poste de dépenses d’exploitation pour une entreprise.  Imaginez maintenant que le voyage d’affaires ne soit pas seulement un coût pour votre entreprise, mais un investissement favorisant sa croissance : c’est ce qu’affirment 40 % des entreprises que nous avons interrogées. Les voyages sont donc pour elles un facteur important de réussite, même si 80 % estiment qu’il leur reste du chemin à parcourir pour optimiser ces dépenses. Et elles sont tout aussi nombreuses… à ne pas utiliser de systèmes intégrés de gestion des voyages et notes de frais. Coïncidence ?

Nous avons interrogé plus de 600 professionnels qui gèrent les dépenses voyages et notes de frais de leur entreprise, pour la plupart issus des départements finance ou comptabilité. Pour la Finance, obtenir le meilleur retour sur investissement possible pour les voyages d’affaires revient à maîtriser les coûts, renforcer la productivité de leurs équipes et optimiser le programme voyage.

Mais Finance et Voyage sont deux univers complètement différents : tandis que la Finance organise des rapports tous les premiers lundis du mois, le Voyage est plus spontané, tout est question de timing. D’un côté, les chiffres, de l’autre une réunion, une livraison, un contrat à signer… Or pour faire des voyages d’affaires un investissement, une collaboration entre ces deux univers est indispensable.

Cette collaboration peut être facilitée par l’utilisation d’un système unifié de gestion des voyages et notes de frais, qui améliore la visibilité sur les dépenses et permet une gestion de bout en bout du processus. C’est un constat que confirme notre étude « Dépenses stratégiques : Une nouvelle vision des voyages et notes de frais pour le département Finance ».

Parmi les entreprises de notre échantillon, ce sont majoritairement les départements Finance qui sont chargés (65 %) de la gestion des budgets voyages et des notes de frais. C’est probablement la raison pour laquelle la maîtrise des dépenses est la principale préoccupation des sociétés interrogées, avec 76 % des entreprises indiquant qu’elles souhaitent mieux anticiper leurs dépenses voyages et notes de frais. Pour faire correspondre budgets et dépenses, les équipes Finance s’appuient sur une comptabilité mensuelle. Le fait qu’un voyageur soit en déplacement en fin de mois ou qu’il tarde tout simplement à envoyer sa note de frais entraînera automatiquement un décalage. Grâce à un système où transactions de paiement et données voyages sont consolidées en temps réel, les départements Finance disposent d’une vue complète sur les dépenses mensuelles d’un voyageur, notamment sur les voyages prépayés réservés via l’outil en ligne, et autres transactions par carte. La Finance a alors accès aux données dont elle a besoin, sans attendre les notes de frais. Ce qui permet également de comparer le coût réel du voyage avec le coût estimé !

Réduction des coûts directs et indirects

Parmi les stratégies d’amélioration identifiées figure en deuxième place la réduction des coûts directs. Ces derniers, principalement liés au transport et à l’hébergement, sont les fondements de la gestion des voyages. Les coûts indirects, quant à eux, peuvent avoir un impact plus important que ce que nous pourrions croire. En augmentant l’efficacité de votre entreprise, vous impacterez également vos coûts indirects. Pensez à liées aux notes de frais traditionnelles : conservation des reçus, saisie manuelle des transactions, association au bon centre de coûts et au bon code analytique, vérification de la conformité vis-à-vis de la politique voyages, obtention d’une approbation, photocopie des reçus, vérification des erreurs, audit pour la détection de la fraude et ainsi de suite. Cela demande du temps et des ressources. Ajoutez à cela le coût de stockage des reçus (jusqu’à 10 ans dans certains pays) et vous verrez facilement à quel point la gestion des notes de frais peut engendrer… des frais.

Grâce à un système qui simplifie ces workflows et dématérialise les reçus, vous réduisez vos coûts de stockage et donnez aux comptables davantage de temps à consacrer à des tâches plus productives. Selon notre étude, les entreprises utilisant à la fois des outils de réservation en ligne et un système de gestion automatisée des notes de frais ont plus de chances de réduire l’ensemble de leurs coûts, aussi bien directs qu’indirects.

La gestion des notes de frais liées aux déplacements n’est pas la seule source de coûts indirects. Autre exemple : la récupération de la TVA. Les entreprises ont ici deux possibilités : faire l’impasse sur le processus et y laisser de l’argent, ou remplir des formulaires pour récupérer leur argent. Faire le choix de récupérer la TVA semble une évidence car cela représente des économies sur les coûts directs.  Mais la mise en place d’un processus de récupération de la TVA peut générer des coûts indirects importants si la société n’est pas équipée et préparée adéquatement.

Les règles fiscales variant d’un pays à l’autre, il existe des différences aussi bien au niveau des taux applicables que des dépenses déductibles encadrées par la loi. Les entreprises doivent conserver des reçus conformes (papier ou numérisés) et se tenir informées des lois applicables, au risque d’encourir d’importantes amendes et de s’exposer à des audits pour suspicion de fraude. L’utilisation d’un système unifié facilite le calcul de la TVA et permet de simplifier le processus, pour les voyageurs comme pour les comptables, tout en protégeant l’entreprise contre les risques de fraude et d’erreur. Un système comme KDS Neo avec sa fonction de mise à jour proactive des différents taux et réglementations applicables dans de nombreux pays européens, résout pour vous ce casse-tête et augmente vos chances de récupérer concrètement une partie de votre argent.

Des données précises, intégrées et faciles à analyser

Les données sont aujourd’hui incontournables pour toute stratégie de maîtrise des dépenses. L’ensemble des entreprises de notre échantillon utilisent de multiples sources de données voyages : ERP, outils de gestion des notes de frais, SBT, agences de voyages, fournisseurs de voyages et de solutions de paiement. Interrogées sur les défis auxquels elles font face pour mieux maîtriser leurs dépenses voyages et notes de frais, c’est donc sans surprise que les entreprises citent majoritairement des difficultés liées à la collecte et l’analyse des données :

  • Précision des données (40 %)
  • Coût d’intégration de plusieurs systèmes de gestion (35 %)
  • Évaluation des dépenses pour une meilleure allocation des ressources (33 %)

Objectif intégration

Une large majorité d’entreprises (68 %) ont aujourd’hui mis en œuvre des solutions technologiques pour gérer leurs activités voyages et notes de frais en associant solution de réservation en ligne et/ou système de gestion automatisée des notes de frais.

Détail intéressant : les entreprises sont actuellement plus susceptibles d’utiliser ces systèmes qu’il y a 3 ou 5 ans (40 % il y a 5 ans contre 69 %), une tendance encore plus marquée pour les systèmes intégrés, avec 42 % contre 79 %.

Qu’est-ce qu’un système véritablement intégré ? Environ 80 % des solutions de gestion des notes de frais disponibles sur le marché en 2019 sont présentées comme intégrées à un SBT. Un système intégré vous permet d’exploiter au mieux vos données voyages et de préremplir vos notes de frais en temps réel, tout en reliant automatiquement les transactions au voyage concerné. Beaucoup de solutions « intégrées » se limitent à la consultation des données voyages, sans offrir ni accès en temps réel ni mises en correspondance utiles pour vos notes de frais. Ces systèmes ne sont donc pas véritablement intégrés.

Unifier pour plus d’efficacité

Près de 60 % des entreprises interrogées pensent qu’une solution intégrée de gestion des voyages et notes de frais leur permettrait de prendre de meilleures décisions et de mieux gérer leur budget. En effet, on peut imaginer alors des politiques voyages flexibles, dont les règles s’adaptent au type de voyage et à l’objectif du déplacement… Une gestion centralisée de telles politiques est nécessaire, et ouvre la voie à un pilotage plus dynamique.

Pour passer au stade supérieur, les entreprises doivent consolider leurs relations fournisseurs. 52 % des grandes et moyennes entreprises considèrent qu’il serait bien plus avantageux de disposer d’un contact unique, à la fois pour l’agence de voyages et pour la solution intégrée de réservations de voyages et gestion des notes de frais. Cela permettrait non seulement de centraliser l’administration de tous ces services, mais également de mettre à disposition des responsables Finance et Voyages des ensembles de données plus complets. Réunir tout simplement l’ensemble des dépenses en ligne et hors ligne au sein d’un seul et même outil.  Une modification de réservation est effectuée par un voyageur en déplacement ? Elle est soumise directement à un workflow d’approbation, le coût des nouveaux billets est mis à jour automatiquement et consolidé avec les informations de voyage, et l’assistance hors ligne est informée… Le tout en temps réel. C’est le seul moyen de réduire les écarts entre dépenses réelles et dépenses anticipées.

Voilà la vision de KDS Neo Travel and Expense, une plateforme réellement unifiée qui rend les processus fluides et efficaces pour tous, tout en offrant une visibilité optimale et une maîtrise totale sur les dépenses voyages. Notre étude montre que, pour un nombre croissant d’entreprises, adopter une solution voyages et notes de frais entièrement intégrée est une clé de la réussite.

Pour accéder à toutes les statistiques de notre étude, « Dépenses stratégiques : Une nouvelle vision des voyages et notes de frais pour le département Finance », consultez notre infographie disponible ici, ou demandez le rapport ici