Blog

Automatiser les voyages et notes de frais, ou comment gagner la bataille de la productivité

Marie Ligier | mai 13, 2019

Les voyages et les notes de frais représentent une large part des dépenses d’exploitation des entreprises. Si ces dernières parviennent à remporter la bataille de la productivité, peu les retient de gagner la guerre de la maîtrise des coûts. Pour relever les défis que représentent leurs budgets et mettre à mal les coûts superflus, les entreprises ont la possibilité d’abattre la carte de l’automatisation totale de leurs process voyages et notes de frais.

L’équipe KDS Neo Travel and Expense a établi une estimation rapide des avantages de l’automatisation des process pour les entreprises du mid-market en EMEA. Résultat : les économies annuelles en termes de productivité dépassent à elles seules les 150 milliards d’euros ! La valeur de l’automatisation est donc bel et bien réelle.

Pour automatiser leurs process afin d’accroître la productivité et de s’attaquer aux coûts, les équipes Finance doivent toutefois bien réfléchir à leur tactique. Elles se doivent ainsi de déployer des solutions voyages et notes de frais plus intelligentes, d’unir leurs forces avec les Travel Managers et d’élaborer une stratégie gagnante. KDS Neo sert plus d’un million d’utilisateurs dans le monde entier. Forts de notre expérience, nous avons appris comment les aider à gagner cette bataille pour la productivité. Voici quelques-unes de nos astuces et stratégies.

Des solutions plus intelligentes pour la réservation des voyages et la gestion des notes de frais

Combien vos collaborateurs dépensent-ils pour leurs billets d’avion et leurs nuits d’hôtel ? Pour leur repas ? Leurs transports terrestres ? Pour le savoir, la création d’une alliance entre finance et réservation de voyages est indispensable. Regroupez ainsi l’intégralité de votre politique voyage et notes de frais au sein d’un seul et unique système, et réunissez l’ensemble de vos données au même endroit. Un système de ce type est également capable de faire correspondre les données des notes de frais aux données des voyages, et d’user de ses fonctionnalités pour réduire les erreurs, identifier les doublons et calculer le coût total de chaque voyage.

En unifiant ces deux process, vous rationalisez l’intégralité de votre gestion voyages et notes de frais de bout en bout. Lorsque les voyageurs effectuent une réservation, le système applique les règles qui permettront de créer et de préremplir leur note de frais de manière automatisée.

Le préremplissage du pays, de la devise, des dates et des coûts estimés des repas rend le process plus efficace et plus intuitif, pour un remplissage plus rapide des notes de frais et moins d’erreurs. Lorsque vient l’heure pour les équipes Finance de pénétrer sur le champ de bataille, les codes analytiques sont déjà en place. Les règles de cohérence démasquent les doublons ou les entorses à la politique, pour des audits rapides, voire réduits à néant.

Les plateformes voyages et notes de frais qui affichent les dépenses dans le contexte de chaque voyage permettent ainsi aux voyageurs de ne faire l’impasse sur aucun frais.

L’affichage de l’ensemble de ces informations sous la forme d’un calendrier leur donne les moyens de passer facilement leurs dépenses en revue et de s’assurer qu’ils n’oublient pas un trajet en taxi ou un snack acheté à l’aéroport.

Des workflows plus rapides et une politique mieux respectée

Unifier le process notes de frais et la politique de l’entreprise au sein d’un seul et même outil permet par ailleurs d’écourter les délais d’approbation. Si votre politique est bien définie, la plupart des réservations seront conformes. Laissez carte blanche au système pour qu’il les approuve de manière automatique ! Seules les réservations non conformes devant être spécifiquement approuvées feront surface.

Un système voyages et notes de frais intégré, c’est plus d’efficacité de traitement, des délais de remboursement plus rapides et une meilleure adoption en ligne, un avantage certain pour les Travel Managers. Les données notes de frais sont aussi plus complètes et plus détaillées, une carte maîtresse pour les équipes Finance.

Sus à la fraude

La fraude est malheureusement un problème que connaissent toutes les entreprises. Qu’il s’agisse d’une erreur de saisie, d’une note de frais exagérée ou déclarée deux fois, ou encore de frais fictifs, une plateforme automatisée vous aidera à identifier, éviter et contrôler les comportements frauduleux.

Toute entreprise qui cherche à réduire la fraude dans ses rangs a besoin des fonctionnalités voyages et notes de frais suivantes :

  • Moteur d’approbation entièrement configurable – un moteur de recherche dédié aux voyages qui intègre votre politique vous garantit que seule la réservation de voyages conformes est possible.
  • Calcul automatisé des frais kilométriques – des cartes Web intégrées dédiées au calcul automatique des frais kilométriques réduisent les risques d’arrondis des kilomètres parcourus ou d’exagération des distances.
  • Création automatisée des notes de frais – grâce à des champs préremplis et à une estimation des coûts, l’essentiel du travail de remplissage et de traitement des notes de frais est réalisé de manière automatique. Pour un process plus rapide, pour les voyageurs et les équipes comptables.
  • Reconnaissance optique des caractères (OCR) et réconciliation – la fonction OCR et l’intelligence artificielle permettent aux collaborateurs d’envoyer leurs reçus lorsqu’ils sont en déplacement, et ce de manière plus simple et plus intuitive. Le système peut mettre automatiquement en correspondance les transactions des cartes professionnelles des voyageurs avec un déplacement donné pour créer automatiquement les notes de frais correspondantes.

À mesure que les déplacements internationaux ne cesseront de s’intensifier, les entreprises et les départements Finance devront identifier des solutions pour réduire et optimiser leurs dépenses, et s’assurer ainsi que le voyage d’affaires est un investissement plutôt qu’un simple coût.

En améliorant la réservation de leurs voyages et le remplissage de leurs notes de frais, en collaborant avec les Travel Managers et en réduisant les risques de fraude, les entreprises marcheront d’un pas assuré vers l’optimisation de leurs coûts voyages et de leurs performances.

Vous cherchez une plateforme à la hauteur de vos attentes ? Testez KDS Neo !