Plateforme notes de frais

octobre 13, 2015

Plateforme notes de frais

Une plateforme de notes de frais permet de collecter des données nécessaires au pilotage de la politique voyages. Il existe des logiciels pour gérer la réservation des voyages d’affaires en ligne (Self Booking Tools) et pour la gestion administrative et comptable des notes de frais. Ces dernières, les plateformes de notes de frais, facilitent l’intégration des données de voyage dans les progiciels de gestion comptable (ERP) des entreprises.

En effet, la gestion des notes de frais peut s’avérer particulièrement fastidieuse, notamment lorsque les travel manager et acheteurs Travel gèrent un budget conséquent. L’intégration des différentes sources de réservation au sein de la plateforme de notes de frais permet de mieux répondre aux besoins des entreprises grâce à une centralisation des données et donc un meilleur contrôle des dépenses. Une plateforme de notes de frais permet de fluidifier les process, de consolider les données et d’avoir une meilleure visibilité sur les dépenses de l’entreprise, notamment sur la catégorie de dépenses « voyage ». Elle permet également de répondre aux obligations liées à la Responsabilité Sociétale des Entreprises grâce à des rapports qui permettent notamment d’effectuer un bilan carbone.

La plateforme de notes de frais permet d’assurer l’application de règles mises en place par l’entreprise en automatisant les processus depuis la réservation d’un voyage jusqu’au traitement de la note de frais. Elle permet l’amélioration des processus de réconciliation des paiements et de traitement des notes de frais.

Le challenge du Travel Manager ou de l’acheteur est de parvenir à centraliser toutes les données liées aux voyages, à les maîtriser et à les traiter afin de leur donner du sens pour les exploiter à des fins d’optimisation des coûts. Si cela représente des investissements financiers parfois conséquents pour les entreprises, les logiciels de notes de frais ont permis des gains de productivité et d’efficacité et ont amené une nouvelle manière plus structurée de gérer les déplacements professionnels.