Gestion notes de frais

octobre 13, 2015

Gestion notes de frais

La gestion des notes de frais consiste au contrôle des dépenses engagées par les collaborateurs plutôt que par les départements Achats des entreprises ou d’autres fonctions d’achats à l’échelle de l’entreprise.

Dans le domaine du voyage d’affaires, l’instrument de gestion clé des dépenses est la politique voyage. Elle définit qui peut dépenser combien sur quels types de services et avec quels niveaux d’approbation. Elle est généralement supervisée par le directeur financier de l’entreprise. L’objectif principal de la politique voyage est de contrôler les coûts, mais la gestion des notes de frais vise également à réaliser des gains de productivité en lissant les processus liés à la soumission, à l’approbation et au remboursement des dépenses, à l’information financière et à l’audit. À cette fin, le logiciel de notes de frais est de plus en plus lié à un logiciel de voyage d’affaires pour fournir un environnement unifié pour la soumission, la gestion et le remboursement des frais de voyages d’affaires.

Les outils intégrés Travel & Expense ont effectivement permis une gestion des notes de frais automatisée en prenant en compte toutes les étapes d’un déplacement professionnel, de l’ordre de mission, en passant par l’approbation, la réservation, à la note de frais et la consolidation des dépenses.

Afin de faciliter la gestion des notes de frais, les entreprises peuvent équiper leurs collaborateurs de cartes de paiement « corporate » individuelles, et peuvent également opter pour une carte logée, carte d’achat dédiée aux dépenses « voyages » qui permet d’automatiser le traitement des factures émises par les fournisseurs, et de dresser des tableaux de bord précis sur les déplacements professionnels des collaborateurs de l’entreprise.

Outres les moyens de paiement, la gestion des notes de frais a considérablement évolué pour les acheteurs grâce à des solutions technologiques qui ont permis un suivi de l’application de la politique voyage et des dépenses engagées par les entreprises. Les plateformes de notes de frais ont été simplifiées pour les collaborateurs. Elles sont désormais basées sur le mobile, l’outil clé du voyageur d’affaires. La note de frais est initiée de manière automatique, le collaborateur a la possibilité de la finaliser en prenant en photo le reçu de paiement. La fonctionnalité OCR (reconnaissance optique de caractères) fera le reste pour lui faciliter la soumission de sa note de frais.

Une bonne gestion des notes de frais permettra :

●     D’acquérir une meilleure visibilité sur les dépenses voyages.

●     D’optimiser le budget des entreprises (réalisation d’économies).

●     De satisfaire le voyageur en leur offrant une meilleure expérience utilisateur.

●     D’augmenter le taux d’adoption de votre logiciel de notes de frais.