Etudes de cas

TechnipFMC : Visibilité, flexibilité et sécurité des voyages d’affaires

novembre 9, 2018

UNE ACTIVITÉ SPÉCIFIQUE QUI NÉCESSITE DES SOLUTIONS AGILES ET ADAPTABLES

Par son activité d’ingénierie, TechnipFMC accompagne ses clients dans le développement de projets pétroliers et gaziers. Cela nécessite une intervention sur des terrains d’opérations très variés dans de nombreux pays dont certains présentent des risques (naturels, climatiques, politiques, …).

Le personnel mobilisé dépend des phases d’interventions (pré-étude, développement, construction, transport jusqu’au champ d’exploitation puis installation sur site).

L’entreprise doit donc aligner ses process sur les spécificités de son activité.

« Nous installons actuellement la plus grosse usine flottante au monde au large de l’Australie. La météo par exemple est un paramètre important avec lequel nous devons composer, nous devons donc être réactifs pour pouvoir mobiliser nos collaborateurs, du jour au lendemain et organiser les déplacements simplement et rapidement. Pour cela, nous avons besoin d’outils de réservations de voyages et de gestion de notes de frais qui s’adaptent parfaitement aux contraintes très spécifiques de notre activité”,  souligne Claude Lelièvre, Region Travel Management Development EMIA

3 500 voyageurs

> 20 000 voyages par an

« Grâce au process complètement intégré et numérisé de KDS Neo, l’optimisation a été immédiate et spectaculaire. »

Claude Lelièvre
Region Travel Management Development EMIA TechnipFMC

« L’équipe Travel & Expense, de 9 personnes, gère l’ensemble des activités : travel, expense, invoicing et support mobilité (gestion de la mobilisation, démobilisation, accueil des clients et partenaires et de leurs permis de travail, visa, etc..). Nous travaillons sur des projets internationaux qui mobilisent des populations diverses et des volumes de voyageurs différents en fonction des phases d’avancement.

Cela représente en moyenne 20.000 à 25.000 déplacements par an effectués par environ 3.500 voyageurs. Nous avons un taux de modification important et une faible anticipation, l’outil que nous recherchions devait donc être souple, agile et doté d’une excellente ergonomie, les déplacements étant souvent pris en charge par les assistantes de projet qui souhaitaient un outil simple et complet. »

UNE SOLUTION INTERNE DE RÉSERVATION ET DE GESTION DE NOTE DE FRAIS EN FIN D’EXPLOITATION

Équipé d’un outil développé en interne en fin de vie et imposant de nombreux process manuels pour les réservations de voyage et la gestion des notes de frais, TechnipFMC recherchait une solution à même de garantir une visibilité sur les activités voyages et les dépenses associées, d’apporter aux voyageurs une offre beaucoup plus large et digitalisée et de réduire drastiquement les délais de remboursement des notes de frais. Il était également indispensable que la solution choisie concorde avec le plan sûreté et sécurité de l’entreprise.

Rassuré par la robustesse de la solution et sa capacité à répondre à l’ensemble de ces problématiques, TechnipFMC s’est ainsi tourné vers KDS Neo en 2014.

KDS NEO, UNE SOLUTION SOUPLE ET COMPLÈTE QUI GARANTIT UN SUIVI OPTIMAL DES DÉPLACEMENTS ET DES NOTES DE FRAIS

Parfaitement adapté à la politique de voyage de TechnipFMC, KDS Neo facilite l’accès à la tarification publique aussi facilement qu’à la tarification négociée, aux low cost, … et limite l’engagement de frais par les voyageurs eux-mêmes grâce à l’intégration d’une « carte logée » dans le système.

Par ailleurs, tout hôtel réservé en dehors de la plateforme n’est remboursé que si la dérogation a été validée et le taux d’attachement de l’hôtel à une réservation via KDS Neo est donc élevé. La plateforme permet ainsi une traçabilité complète des dépenses et garantit une visibilité globale.

« La mise en place d’un process complet permet de donner plus de visibilité et de transparence aux utilisateurs sur un certain nombre d’éléments. Alors que des outils classiques donnent une visibilité uniquement sur le billet et le bon de commande, KDS Neo offre une véritable traçabilité. La solution est interactive, complète et son offre large. Le marché devient de plus en plus complexe et il faut toujours gagner du temps sur le temps. La digitalisation permet de compenser cette complexité et de garder un contrôle sur l’activité. »

Le traitement des notes de frais a également été fortement simplifié grâce à KDS Neo. Dématérialisé, il se fait désormais sous deux jours là où, précédemment, la validation des justificatifs papier dans le système interne créait de nombreux engorgements. KDS Neo permet également de gérer le paiement des indemnités chaque mois.

« L’objectif était d’améliorer significativement le délai de traitement des notes de frais et des indemnités journalières. Grâce au process complètement intégré et numérisé de KDS Neo, l’optimisation a été immédiate et spectaculaire. La mise en place de la carte logée et le remboursement quasi immédiat des notes de frais ont permis de supprimer les avances et ainsi faciliter le travail des équipes. Nous n’avons également plus à gérer les problématiques de devises et de taux de change. » ajoute Claude Lelièvre.

UNE SOLUTION ADAPTÉE À LA POLITIQUE SÛRETÉ ET SÉCURITÉ

TechnipFMC a fait de la sécurité et la sûreté deux points d’ancrage fort de sa culture d’entreprise. Intervenant sur différents terrains d’opérations, l’entreprise doit gérer des workflows qui tiennent compte de 4 niveaux de risques (faible, modéré, avéré et majeur). KDS Neo permet de déterminer, grâce à un paramétrage affiné, les hôtels autorisés en fonction de ces niveaux de risque.

L’utilisation d’un outil de réservation obligatoire facilite la traçabilité des collaborateurs et permet de pouvoir immédiatement les localiser. TechnipFMC fournit également les données de l’ensemble de ses voyageurs à International SOS via une interconnexion avec KDS Neo.

La sécurité des données et la parfaite conformité avec les règles PCI DSS, SOX, CNIL et RGPD ont pu être prises en charge par KDS Neo puisque l’outil est certifié et conçu pour répondre à ces réglementations.

« Nous avons mis en place des booklets sûreté de procédure, pour de nombreux pays, et nous avons intégré, dans KDS Neo, un formulaire spécifique à remplir lors de la confirmation de la réservation pour compléter les informations du profil. Cela vient compléter tous les dispositifs que nous avons mis en place.

Le fait d’avoir un workflow maîtrisé nous facilite la tâche. Le mapping Google et la possibilité de gérer via des adresses précises et plus seulement des codes IATA vient encore contribuer à nos règles de sûreté. »