Etudes de cas

Un leader des télécoms français dématérialise les notes de frais

janvier 16, 2019

Soumission d’une note de frais, contrôle, archivage etc…. on estime à 50€ le coût de traitement moyen d’une note de frais. KDS, fournisseur leader de solutions en ligne intégrées de gestion des déplacements professionnels, accompagne Hélène Billon, Facilities & Mobility Management Direction d’un leader français des télécommunications, dans la gestion des voyages d’affaires et la dématérialisation des notes de frais, via la création de PDF certifiés.

Dans le respect des nouvelles réglementations, la solution KDS Neo supprime les coûts d’archivage papier et réduit le temps et coûts associés au traitement. La solution garantit la traçabilité complète des opérations aussi bien pour les collaborateurs, les managers, les comptables que les organismes de contrôles fiscaux et simplifie le traitement des notes de frais via la dématérialisation de l’ensemble des justificatifs.

Taux d’adoption : 95%

400 000

notes de frais par an

Accélération des remboursements : 69%

“C’est une belle expérience commune et un 1er déploiement réalisé avant même la mise en oeuvre du décret.”

Hélène Billon
Facilities & Mobility Management Direction.

L’INNOVATION ET LA DIGITALISATION AVEC NEO

La transformation digitale est l’une des préoccupations premières d’Hélène Billon dont le défi quotidien est d’introduire de nouvelles habitudes de travail digitalisées pour les employés.

Partageant cette même ouverture à l’innovation, KDS a été choisi par Hélène Billon en juillet 2014 :« J’ai tout de suite vu dans l’outil KDS Neo l’opportunité d’accélérer la transition vers la dématérialisation ».

UNE SAISIE AUTOMATIQUE ET SIMPLIFIÉE DES NOTES DE FRAIS

Outre sa plateforme intelligente de gestion et de réservation de voyage d’affaires – capable d’optimiser en quelques secondes les itinéraires, de la simple réservation d’un vol, train, hôtel ou voiture au déplacement complet porte-à-porte – Hélène Billon a choisi KDS pour mettre en place un processus innovant de dématérialisation des notes de frais.

Elle a immédiatement souhaité utiliser l’application mobile KDS Neo afin de fluidifier la saisie des notes de frais et simplifier le processus. Ses collaborateurs peuvent ainsi organiser l’ensemble de leurs frais professionnels via leurs mobiles : ils photographient leurs reçus au fur et à mesure de leurs déplacements puis génèrent des lignes de frais automatiquement synchronisées avec leur boite de réception dans KDS Neo. Les utilisateurs ont ensuite la possibilité de vérifier leurs notes de frais avant de la soumettre à leurs managers.
Ces derniers sont libres d’accorder le remboursement ou si nécessaire le limiter au montant autorisé par la politique de l’entreprise.
Ainsi dispensés de toutes manipulations ou transmissions de justificatifs papiers, ils gagnent considérablement en productivité. « Avec 95% d’adhésion on-line, ils ont très vite compris les nombreux avantages que pouvaient apporter KDS Neo et la dématérialisation des notes de frais » explique Hélène Billon.

LA GÉNÉRATION DE PDF CERTIFIÉS, RECONNUS PAR L’ENSEMBLE DES RÉGLEMENTATIONS

Avant l’arrêté du 22 mars 2017 – qui autorise la production d’un document numérique – les justificatifs dématérialisés occasionnaient les remboursements de notes de frais mais les salariés devaient continuer d’envoyer leurs reçus papiers à la comptabilité. Pour répondre au mieux à leurs attentes, Hélène Billon a commencé à travailler très tôt sur ce sujet avec des juristes et des fiscalistes, comme Jean-Marc Rietsch, Consultant Expert en dématique (digitalisation et archivage électronique), président du pôle 4CN pour la région SUD.
« Aujourd’hui, la tendance va dans le sens de la digitalisation et plus rien ne s’oppose aux formats numériques. Cependant, il est nécessaire de garantir l’intégrité des documents et comme le précise le règlement e-IDAS, il faut trouver des solutions de sécurité de confiance adaptées aux risques et aux besoins de chaque entreprise. Par ailleurs, cette digitalisation doit répondre à un certain nombre de contraintes et en particulier celle de la conduite du changement : il est essentiel de bien accompagner les utilisateurs, de les former et de les impliquer au maximum pour que l’opération soit un succès ! »

“ll est essentiel de bien accompagner les utilisateurs, de les former et de les impliquer au maximum pour que l’opération soit un succès.”

 

Jean-Marc Rietsch
Consultant Expert en dématique et président du pôle 4CN pour la région SUD

C’est sous leur impulsion que KDS a développé les processus techniques qui permettent la certification de PDF.

« Nous avons eu un retour très positif des salariés, dès le déploiement du système de certification des PDF en janvier 2017. » ajoute Hélène Billon.

Les PDF, générés automatiquement avec les justificatifs associés, sont cachetés numériquement par KDS. Ce cachet, interopérable au niveau européen, permet de garantir l’intégrité du document, son origine et la date de l’opération.

DES DÉLAIS DE REMBOURSEMENT PLUS COURTS

Avec environ 400 000 notes de frais à traiter par an, le travail des comptables était fastidieux et très chronophage. Neo a raccourci les temps de traitement et ainsi diminué considérablement les délais de remboursement. « Le rapprochement comptable est grandement simplifié et beaucoup plus rapide lorsqu’un justificatif numérique est rattaché à la dépense. Nous avons réduit les délais de remboursement d’un mois et demi à 14 jours ! » selon Hélène Billon.

Avant approbation par les managers et la mise en paiement des notes de frais et ce afin d’éviter toutes anomalies, un moteur intelligent, mis en place par KDS et piloté par les comptables, audite l’ensemble des notes de frais. Cet outil contribue largement à la performance et permet aux comptables de gagner du temps et ainsi de se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée.

UN GAGE DE CONFIANCE POUR LES ORGANISMES DE CONTRÔLE FISCAUX

KDS Neo offre un accès rapide aux données nécessaires pour les rapports réglementaires qui peuvent être consultées en ligne, téléchargées ou partagées facilement avec les organismes de contrôle. Grâce aux justificatifs numérisés et certifiés, ces derniers n’ont plus à manipuler des montagnes de papiers parfois rendus illisibles avec le temps.

« Dans une volonté de totale transparence, nous avons ouvert l’accès de Neo à l’URSSAF lors de notre dernier contrôle fiscal. Cette visibilité totale sur nos notes de frais a facilité et accéléré les contrôles effectués. » conclut Hélène Billon.