Etudes de cas

Amcor maîtrise ses coûts voyages grâce à KDS

décembre 19, 2016

Nathan Blackwell, directeur financier de la division Flexibles, recherche en permanence des solutions lui permettant de réduire les coûts et d’améliorer les performances. Dans cette optique, le budget voyages de la division, estimé à 30 millions d’euros, est apparu comme un axe de travail stratégique qui devait être mieux compris, suivi et contrôlé.

La situation historique d’Amcor était problématique, un constat malheureusement usuel pour nombre d’entreprises internationales. Amcor faisait appel à plusieurs agences de voyages différentes réparties dans le monde et ne s’appuyait sur aucun système en ligne pour ses réservations de voyages. Résultat de cette fragmentation et de cette approche de réservation uniquement orientée hors ligne : il n’était tout simplement pas possible d’obtenir une visibilité satisfaisante sur les comportements et les habitudes des voyageurs, ou même une vision précise de l’ensemble des dépenses liées aux voyages. La maîtrise complète de ces dépenses de premier ordre constituait ainsi un objectif inatteignable, de même que l’identification des réductions de coûts pertinentes dans le cadre des performances globales du groupe.

Déterminée à agir, Amcor a identifié les 2 caractéristiques clés que devait offrir la solution qu’elle choisirait.

  • Cette dernière devait fonctionner sur les appareils mobiles, car ses équipes (voyageurs et responsables) s’appuyaient amplement sur la plate-forme BlackBerry.
  • Elle devait intégrer un processus de contrôle qui offrirait une visibilité complète, de l’achat au paiement. La fonction de réservation de voyages devait donc entièrement interagir avec le système de gestion des notes de frais.

Ces facteurs étaient déterminants pour la conclusion d’un potentiel contrat. L’entreprise a ainsi débuté une phase de recherche afin d’identifier les principaux acteurs du marché. Un appel d’offres a été lancé pour comparer les solutions proposées de façon systématique, à la lumière du besoin d’Amcor : celui d’identifier une solution de bout en bout conçue pour un déploiement mondial.

Après des entretiens, des réunions et des analyses approfondis, Amcor a sélectionné KDS.

Une courte phase pilote de 12 semaines a été mise en place, la première étape ayant été consacrée à la formation de l’équipe de projet. Cette dernière a réuni un chef de projet KDS et l’équipe d’Amcor composée de 6 membres du service achats, comptabilité, RH, informatique et d’autres départements annexes. L’équipe a documenté en détail les exigences d’Amcor : discussions détaillées en interne et implication de chacun ont permis de personnaliser le déploiement avec précision. Une fois le nouveau système configuré, une phase d’acceptation utilisateur a débuté. Cette phase a concerné 50 voyageurs de Suisse, d’Allemagne et du Royaume-Uni qui ont testé le système pour réserver leurs voyages. La configuration a ainsi pu être affinée et tous les problèmes identifiés et résolus avant le déploiement plus global. L’objectif prévoyait un lancement mondial en 2015.

La direction d’Amcor avait initialement identifié les avantages stratégiques de la solution de gestion des voyages et des notes de frais de KDS : simplicité d’utilisation et intégration fluide entre systèmes de gestion des voyages et des notes de frais. ’entreprise a également pu tirer parti d’une valeur accrue grâce à des tableaux de bord intégrés de reporting qui permettent aux responsables de suivre et même de prévoir les performances tout en les comparant aux prévisions.

Pour la première fois, les responsables sont en mesure de réaliser des prévisions qui les aident à identifier, conseiller et appliquer des améliorations en matière de politique, de configuration et de communication pour optimiser le comportement des voyageurs.

Grâce à cette nouvelle visibilité, chacun sera en mesure de maîtriser les dépenses voyages et d’offrir davantage de valeur au groupe et à Amcor dans le monde.

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