Le rôle du responsable voyage d’entreprise est multiple. Vous avez pour missions de négocier les meilleurs prix avec vos fournisseurs de voyages, d’offrir le plus haut niveau de service à vos voyageurs, de créer et de faire appliquer la politique voyages de votre entreprise, mais aussi de surveiller et d’analyser les résultats de cette politique à un niveau de détail significatif en recherchant constamment des possibilités d’optimisation.
Pour compliquer les choses, les compagnies aériennes ont récemment commencé à dissocier certains services du prix du billet publié, de sorte qu’il devient difficile de comparer terme à terme les offres de différentes compagnies, ou même les offres d’une même compagnie d’une année sur l’autre. Fort heureusement, KDS est en mesure de vous aider.
Préserver la simplicité : KDS Corporate bannit toute confusion au sein du processus de réservation de voyages. Les voyageurs bénéficient d’informations claires et simples, y compris sur des éléments complexes tels que la flexibilité et les conditions de remboursement, et KDS LiveAgent offre un support en ligne et en direct à ceux qui en ont besoin.
Maximiser l’adoption de la politique : Les voyageurs voient au premier coup d’œil si leurs réservations ou leurs dépenses sont conformes ou non à la politique voyages, ce qui permet d’augmenter le taux d’adoption par simple sensibilisation des utilisateurs. Tous les voyages ou dépenses hors politique sont clairement signalés à l’attention des approbateurs ainsi que dans les rapports, ce qui permet d’identifier les domaines d’intervention prioritaires.
Réduire les dépenses évitables : KDS combine tous les types de contenu voyages – aérien, ferroviaire, hôtelier ou location de voiture – afin que vos voyageurs se voient systématiquement proposer l’option la plus économique pour la destination demandée. Notre solution de reporting évoluée affiche le coût total du voyage avant la réservation, ce qui comprend non seulement le prix des billets mais aussi le coût estimé de l’ensemble des dépenses associées.
Réalisez vos objectifs : Si vous avez des engagements de volume à honorer, le système de contrôle par politique ainsi que la personnalisation des messages de contenu de KDS permettent d’orienter les utilisateurs vers certains tarifs ou certains fournisseurs. Dans le cas contraire, l’outil KDS peut être utilisé pour promouvoir le tarif le plus économique du moment.
Facilitez-vous les tâches de reporting et d’analyse : Les rapports standard de KDS vous livrent une vision unique et consolidée de votre programme voyages global, même si vous faites appel à plusieurs agences de voyages et GDS. Vous bénéficiez ainsi d’une pleine visibilité sur la répartition des dépenses par division, service, rôle ou région géographique.
Anticipez l’avenir et prenez le contrôle : KDS Executive Suite s’appuie sur les habitudes de voyage au sein de votre entreprise pour générer un prévisionnel détaillé de votre situation en fin d’exercice, puis suggère des mesures spécifiques pour dégager des économies ou prévenir un dépassement de budget.
