KDS Corporate : la gestion intégrale de vos frais de déplacements

Avec plus de 5 000 clients répartis dans 40 pays, KDS Corporate est la solution de référence utilisée comme levier d’économies et d’efficacité par de nombreuses entreprises du Fortune 500.

En rassemblant la totalité des données de gestion des déplacements et des notes de frais en un point unique, KDS Corporate garantit une visibilité optimale depuis l’élaboration de la politique voyages entreprise jusqu’à l’audit des dépenses.

 Réduire les coûts

Au cœur des gisements d’économies exploités par KDS Corporate : l’élimination du gaspillage et des coûts évitables

• L’instauration d’un point d’entrée unique pour l’ensemble des utilisateurs et des approbateurs permet de lutter contre les dépenses frauduleuses.
• L’automatisation des processus permet d’éliminer les erreurs de rapprochement des notes de frais et de maximiser la récupération de TVA.

Comprimer les coûts de déplacement

• Un écran unique vous présente de façon claire et synthétique les offres de tous les principaux systèmes de distribution de voyages, éditeurs de contenu voyages et systèmes de réservation hôtelière, ainsi que des liens d’accès direct aux fournisseurs individuels tels que compagnies low cost ou réseaux ferroviaires : vous avez ainsi la garantie de bénéficier des meilleurs tarifs disponibles.
• La possibilité de combiner différents types de tarifs et transporteurs sur un même voyage permet une réduction supplémentaire des frais de déplacement pouvant atteindre 39 %.

Assurer jusqu’à 80 % de réduction des temps de traitement et de rapprochement tout au long du cycle de vie

• Création automatisée des lignes de dépenses
• Workflow de validation
• Chargement des cartes corporate
• Audit instantané des dépenses

Unilever Pays-Bas estime à 1 million d’euros par an en moyenne les économies directement attribuables à la mise en œuvre de la solution de réservation KDS ces trois dernières années. Ce chiffre inclut une réduction de 15 % du prix moyen par billet, malgré l’introduction des surtaxes carburant et l’augmentation constante des taxes de sécurité et d’aéroport.

 Maximiser l’adoption

KDS Corporate est entièrement personnalisable en fonction des besoins de votre organisation, tandis que la conformité est garantie par l’intégration des politiques et procédures voyages dans le système. Cette solution vous permet aussi d’automatiser intégralement votre workflow pour assurer l’obtention de toutes les validations requises. KDS Corporate constitue ainsi la réponse la plus rapide et la plus simple à l’ensemble de vos besoins en matière d’optimisation des frais de déplacements.

Le regroupement en une source unique des réservations « on-line » et traditionnelles, puis leur intégration avec la gestion des notes de frais, constituent deux facteurs d’adoption supplémentaires dans la mesure où l’itinéraire le plus rapide sera toujours conforme aux politiques en place.

Airbus a atteint en moins d’un an un taux d’adoption de 80 %. KDS Corporate a aidé Airbus à réorienter un pourcentage significatif de ses réservations vers les vols affrétés par l’entreprise. Airbus a également constaté une réduction substantielle du prix moyen par billet. La très grande majorité des déplacements professionnels  réalisés au sein d’Airbus sont européens et l’avionneur estime économiser 50 euros par déplacement sur ces destinations.

 Faciliter l’intégration avec l’agence

Les agences de voyages apprécient KDS Corporate pour les qualités de son interface (simplicité d’utilisation, efficacité, haut niveau de satisfaction client), mais l’intégration transparente de cette solution avec leurs systèmes de back-office représente un avantage tout aussi important :

• Profils : synchronisation permanente entre l’agence de voyages et l’entreprise.
• PNR : KDS Corporate permet à l’utilisateur d’inclure des instructions à l’attention de l’agence de voyages directement dans les PNR (Passenger Name Record, la référence de la réservation).
• Assignation de l’organisateur de voyages : possibilité d’affecter un groupe de profils défini par l’entreprise à un organisateur particulier.
• Invités : l’organisateur de voyages peut créer rapidement un nouveau profil pour une personne extérieure à l’entreprise.
• Gestion de la politique voyages entreprise  : les politiques de voyages s’appliquent naturellement à l’ensemble des systèmes de l’entreprise. Les responsables voyages ont la possibilité de désactiver ou de réactiver ce mécanisme en fonction des besoins. KDS Corporate permet en outre de modifier sélectivement les règles d’une politique voyages entreprise pour une partie de l’entreprise seulement. L’entreprise peut également exiger l’utilisation du billet électronique et demander aux utilisateurs refusant ce dispositif de justifier leur décision.
• Personnalisation de l’interface : KDS Corporate permet d’ajouter ou de modifier des champs dans l’écran de réservation, et les utilisateurs peuvent modifier la langue de l’interface et personnaliser leurs préférences.

 Une visibilité à 360°

Le fait de regrouper l’intégralité des données voyages et frais de déplacements dans KDS Corporate assure un haut niveau de visibilité :

• détermination du coût des déplacements en amont du processus d’approbation
• possibilité de mesurer l’efficacité économique de votre politique voyages
• connaissance détaillée des schémas de dépenses, permettant une négociation plus efficace avec les fournisseurs
• identification des tendances de dépenses pour une gestion proactive du budget voyages
• automatisation des tâches administratives permettant de consacrer plus de temps à la réalisation des objectifs opérationnels