Neo Expense: Il est temps d’aimer faire vos Notes de Frais!

Essayez Neo aujourd’hui et découvrez l’interface utilisateur innovante et le pouvoir des dépenses basées sur un calendrier. Cela ne prend que quelques minutes !

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La fin des tableurs

La majorité des frais professionnels  sont remboursables pour le collaborateur.  Le temps imparti à la saisie de ces dépenses professionnelles est souvent long et fastidieux.

Si la technologie a permis une évolution de la gestion des notes de frais, passant du papier à un tableur de type Excel et à des solutions en ligne (PC, smartphone, tablette…), l’expérience utilisateur, elle, n’a pas beaucoup changé. Elle reste lente, fastidieuse et propice aux erreurs.

La gestion des dépenses nouvelle génération

KDS Neo Expense remplace le format traditionnel des notes de frais, grâce à un système dynamique lié à un calendrier. Grâce à des icônes, les dépenses peuvent ainsi être facilement visualisées pour l’ensemble des événements de la mission (réunion, déplacement…).

Les justificatifs de paiement, photographiés à l’aide d’un smartphone, sont analysés grâce à un procédé de reconnaissance optique de caractères (OCR).

De plus, la fonction « Auto-Expense » permet de réconcilier le relevé carte affaires avec les justificatifs  et également avec les réservations, ainsi la note de frais est pré-remplie et automatiquement saisie, en moins de 10 secondes.

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Avantages pour les utilisateurs

• La note de frais est établie en quelques secondes
• Interactivité  entre les services et les cycles de validation
• Présentation naturelle à partir d’un calendrier
• Visualisation de complétude de la mission
• Suppression de la saisie des frais
• Identification visuelle et instantanée de la non-réconciliation
des dépenses à partir du calendrier

Avantages pour les Managers et les Comptables

• Cohérence : validations et demandes de remboursement conformes à la politique de l’entreprise.
• Visibilité et maîtrise des dépenses améliorées.
• Simplicité d’utilisation avec, notamment, la possibilité de consulter les notes de frais et les reçus en fonction de la finalité du déplacement.
• Gain de temps et optimisation des processus

Avantages pour les Responsables Financiers

• Satisfaction des utilisateurs
• Productivité accrue du service comptable
• Risques de fraude réduits
• Application systématique de la politique de remboursement

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