Eliminez le papier et simplifiez le traitement comptable des notes de frais
KDS Expense Management
Envie d’en finir avec les notes de frais papier ?
Remplir des feuilles de calcul, joindre des reçus et contester les pratiques non conformes à la politique notes de frais : tels sont les ingrédients classiques du processus de traitement des frais professionnels.
De fait, nombre d’entreprises estiment que leur processus notes de frais est :
- terriblement lent
- coûteux
- incohérent
- fastidieux
- source d’erreurs
- inopérant pour la gestion des taxes et des déductions fiscales
KDS fait la différence
KDS vous offre l’opportunité de traiter les notes de frais de façon rapide et simple sans transiger sur vos prérogatives de contrôle. KDS applique uniformément les politiques de votre entreprise, détecte les erreurs et fournit de robustes fonctions d’audit permettant de satisfaire à vos obligations fiscales. L’utilisation de KDS Expense comporte de multiples avantages :
Satisfaction accrue des employés
Les employés peuvent corriger tout problème concernant leurs notes de frais avant de soumettre celles-ci, ce qui permet à votre service financier de les traiter et de les rembourser sous 24 heures.
Réduction des coûts de traitement
La plupart des notes de frais peuvent être créées pour le compte des employés. Les responsables ont la possibilité de se concentrer sur les dépenses hors politique, et le rapprochement manuel des reçus devient superflu. Les taxes et déductions fiscales sont calculées automatiquement, tandis que les données sont transmises à votre système financier.
Résultat : jusqu’à 95 % de réduction potentielle de vos coûts de traitement.
Respect des politiques
Les employés sont incités à respecter les limites fixées par vos politiques, tout écart étant soumis au responsable pour recevoir le traitement approprié. Plus question de voir les règles varier d’un approbateur à l’autre !
Charge de traitement optimisée
Les taxes et déductions fiscales sont calculées, les reçus sont automatiquement rapprochés, les dépenses hors politique sont traitées et les données sont prêtes pour la transmission à votre système financier.
Réduction des risques d’erreur et détection des fraudes
Les lignes de frais sont préremplies à partir des règlements par carte, puis automatiquement vérifiées au regard des politiques de l’entreprise et d’un ensemble de paramètres de cohérence.
Fiabilité comptable démontrable
L’application cohérente et l’orthodoxie des traitements comptables et des règles de calcul des taxes et déductions fiscales sont aisément auditables et démontrables pour satisfaire aux exigences de conformité réglementaire.
Combiner notes de frais et voyages
L’utilisation conjointe de KDS Travel et de KDS Expense maximise les avantages liés à votre gestion des notes de frais :
Encore plus d’économies de temps et d’argent
Un plus grand nombre de lignes de frais sont préremplies, et les responsables approuvent chaque dépense de façon plus intuitive, dans le contexte d’un voyage donné.
Encore moins de risques d’erreur ou de fraude
Les notes de frais sont rapprochées avec les voyages réservés.
Réduction de 25 % du budget voyages et frais de déplacement
L’application cohérente et maîtrisée de vos politiques sur l’ensemble du processus voyages et notes de frais, jointe à l’introduction d’un programme voyages géré, vous permettent de réduire vos dépenses voyages globales de 25%.
